Excel pour la location : Un outil inadapté ?
Ah, la gestion de location ! Depuis l’époque où tout se faisait à la main, en passant par les tableaux noirs, puis les tableaux blancs, et enfin, Excel.
Qui aurait cru que nous en arriverions là ?
Devenu l’outil de prédilection de nombreuses entreprises et loueurs… 🥶
Mais est-ce vraiment la meilleure option en 2023 ? Spoiler : non.
Excel, on l’adore tous… jusqu’à ce qu’il s’agisse de gérer des locations.
Si vous avez déjà tenté l’expérience, vous savez de quoi je parle.
La complexité de modifier un devis avec Excel
Imaginez la situation : un client, charmé par votre offre, vous contacte. Vous, toujours prêt à répondre, créez un devis détaillé sur Excel et l’envoyez en un clin d’œil (plus qu’un clin d’oeil en fait, malgré votre vitesse).
Mais, comme toujours, le client souhaite y apporter une petite modification.
Rien de bien méchant, pensez-vous.
Et pourtant… Derrière chaque formule excel peut se cacher un nouveau problème.
Vous avez peut-être passé des heures à les mettre en place, à les tester, à les ajuster.
Mais dès qu’une modification pointe le bout de son nez, ces formules peuvent se rebeller, causant des erreurs inattendues.
Vous déplacez une cellule, pensant que cela n’aura aucune conséquence. Mais voilà, trois autres cellules dépendaient de celle-ci. Résultat ? “#REF!”. Excel n’a pas été conçu pour la gestion de location.
Il manque donc des fonctionnalités essentielles, comme la signature électronique, la gestion automatisée des stocks ou encore la création de devis ou de gestion de cautions.
Valider un contrat : Un défi avec Excel
Avec Excel, la validation d’un contrat est une aventure en soi.
Chaque étape nécessite une intervention manuelle, de la saisie des données à la vérification des termes, en passant par l’envoi au client.
Et si une erreur se glisse en cours de route ? Il faut tout reprendre depuis le début. 🤬
Sans parler du fait que chaque modification nécessite une nouvelle validation, rendant le processus long et fastidieux.
Solution ZIQY : Avec ZIQY, la validation des contrats est simplifiée. 😇
La plateforme offre des outils automatisés qui permettent de gérer les contrats de manière fluide.
Plus besoin de vérifier manuellement chaque détail : ZIQY s’en charge pour vous.
De plus, les modifications sont facilitées, permettant une mise à jour rapide et efficace des contrats.
La signature électronique : Un manque criant dans Excel pour la location
La gestion des contrats papier est un véritable casse-tête.
Non seulement cela nécessite une impression, un envoi, une signature manuelle, puis un retour par courrier, mais cela expose également les entreprises à des risques de perte ou d’altération des documents.
Sans parler des délais d’attente, qui peuvent retarder considérablement les transactions.
Solution ZIQY : ZIQY intègre une fonction de signature électronique
Permettant aux entreprises et aux clients de signer des contrats en toute sécurité, où qu’ils soient.
Fini les délais d’attente et les risques associés aux contrats papier. Avec ZIQY, tout est dématérialisé, sécurisé et instantané.
Gérer les stocks : Excel peut-il suivre le rythme ?
Lorsqu’il s’agit de gérer des stocks avec Excel, les choses peuvent rapidement devenir chaotiques.
Entre les entrées et sorties de matériel, les retours clients et les renouvellements, suivre l’inventaire devient un défi.
Une simple erreur de saisie, une formule mal configurée ou une mise à jour oubliée, et c’est tout votre suivi qui est compromis.
Ces erreurs peuvent entraîner des pertes financières, des ruptures de stock inattendues et des clients mécontents. 😱
Solution ZIQY : Gestion optimisée des stocks
ZIQY transforme la gestion des stocks en une expérience fluide et sans tracas.
Grâce à la gestion par SKU et numéro de série, chaque article est suivi individuellement, garantissant une précision optimale.
Les mises à jour sont automatiques, réduisant ainsi les risques d’erreurs.
Avec ZIQY, vous avez une vision claire de votre inventaire à tout moment, vous permettant de prendre des décisions éclairées.
Créer un site de location avec Excel : Mission impossible ?
Avec Excel, la mise en ligne de vos offres de location peut s’avérer être un véritable parcours du combattant.
Comment présenter vos produits ? Comment gérer les réservations ? Comment assurer le suivi des paiements ? Autant de questions sans réponses claires.
Solution ZIQY : ZIQY rend la création d’un site de location un jeu d’enfant
En quelques clics, vous pouvez mettre en place un site professionnel, intégrant un système de paiement sécurisé.
Les clients peuvent facilement parcourir vos offres, réserver le matériel de leur choix et effectuer un paiement en toute sécurité.
Facturation avec Excel : Un processus laborieux
Avec Excel, la facturation est souvent une tâche manuelle, répétitive et sujette aux erreurs.
Chaque facture doit être créée individuellement, vérifiée, puis envoyée au client. Et si des modifications sont nécessaires ? Tout doit être refait.
Solution ZIQY : ZIQY facilite la facturation.
Grâce à son système automatisé, les factures sont générées instantanément, en fonction des paramètres que vous avez définis.
Les erreurs sont réduites au minimum, et les modifications sont simples à effectuer.
De plus, les factures peuvent être envoyées automatiquement aux clients, vous faisant gagner un temps précieux.
La prise de caution : Un casse-tête avec Excel
La gestion des cautions peut être un véritable casse-tête.
Entre la collecte, le suivi et la restitution, le processus peut rapidement devenir complexe et source d’erreurs.
Avec des outils traditionnels comme Excel, la prise de caution nécessite souvent plusieurs étapes manuelles, ce qui peut entraîner des oublis ou des erreurs.
Solution ZIQY : ZIQY change la donne avec une automatisation complète de la prise de caution.
Dès qu’un client souhaite louer du matériel, la caution est gérée automatiquement, que ce soit à distance ou en point de vente.
Cela garantit non seulement une meilleure traçabilité, mais offre également une expérience client fluide et sans accroc.
Devis en ligne : Excel est-il à la hauteur ?
Aujourd’hui, les clients attendent des solutions rapides et efficaces.
Avec des outils traditionnels, la création de devis peut être longue et laborieuse, nécessitant de nombreuses étapes manuelles.
Solution ZIQY : Grâce à ZIQY, les clients peuvent générer des devis en ligne en quelques clics.
Plus besoin d’attendre des heures ou des jours pour obtenir une proposition : tout est instantané.
Et le meilleur ? Ces devis peuvent être transformés en locations en un seul clic, simplifiant ainsi tout le processus pour les entreprises et leurs clients.
Gérer les acomptes avec Excel : Un défi de taille
La gestion des acomptes est une étape cruciale dans le processus de location, mais elle peut aussi être source de complications.
Avec des outils traditionnels, définir des règles d’acompte, émettre des factures et assurer leur suivi peut s’avérer laborieux et sujet à erreurs.
Solution ZIQY : ZIQY simplifie grandement la gestion des acomptes.
La plateforme permet de définir des règles claires, que ce soit en termes de délais, de montants ou de conditions. Une fois ces règles en place, la facturation est automatisée.
Les factures d’acompte sont générées et envoyées automatiquement aux clients, garantissant ainsi une gestion fluide et sans faille.
Alors, Excel ou ZIQY pour la gestion de location ?
C’est choisir entre une vieille paire de chaussettes trouées et une paire de chaussures de sport flambant neuves pour un marathon.
L’une vous donnera des ampoules et des regrets, l’autre vous portera vers la ligne d’arrivée avec style et efficacité.
Si vous voulez courir le marathon de la location de matériel sans trébucher, vous savez ce qu’il vous reste à faire.
